Lösungen

iText und DSGVO

Sind Sie DSGVO-konform?Wenn Ihr Unternehmen auf EU-Bürger abzielt, unabhängig davon, wo diese sich derzeit befinden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Datenprozesse konform sind. Diese neue Gesetzgebung gilt ab dem 25. Mai 2018 und erfordert eine Änderung sowohl der Prozesse als auch der Mentalität in Bezug auf Ihre Daten. Sie sind bereit? Wir können Ihnen helfen!

Einführung

Was ist DSGVO?

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen im Hinblick auf den Besitz personenbezogener Daten und den freien Verkehr solcher Daten sowie zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG. (27. April 2016)

Welchen Nutzen bringt es Ihnen, DSGVO-konform zu sein?

Vorteile

Einige der wichtigsten Punkte, die unter der DSGVO aufgeführt sind, sind Folgende:

  • Alle EU-Bürger, unabhängig von ihrem Wohnort, sind eingeschlossen.
  • Alle Unternehmen mit der Zielgruppe EU-Bürger, unabhängig vom Standort des Unternehmens, sind zur Einhaltung der Vorschriften verpflichtet.
  • Es ist eine Verordnung, keine Richtlinie, also müssen Sie sich daran halten.
  • Zu den personenbezogenen Daten gehören Name, Adresse, nationale ID-Nummer, medizinische Aufzeichnungen, DNA, IP-Adresse, E-Mail-Adresse, RFID, Personal-Informationen und mehr

Aber machen Sie sich keine Sorgen, die DSGVO hat Vorteile.

Qualifiziertere Leads

Jeder, der Ihnen erlaubt, seine Daten zu haben oder zu behalten, ist wirklich an Ihrem Unternehmen und/oder Ihren Produkten interessiert.

Bessere Beziehungen

Keine Unstimmigkeit mehr für Ihr Unternehmen bei der Verwendung von personenbezogenen Daten auf der Seite der Personen, auf die sich die Daten beziehen. Sie wissen, was, warum, wo, wie und wie lange Sie ihre Daten speichern und haben das Recht, von Ihrem Unternehmen vergessen zu werden. Das führt zu mehr Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen und zu besseren langfristigen Beziehungen.

Vertrauen

Wir alle mögen Vertrauen, aber Studien zeigen, dass Leads eher Produkte/Lösungen von Unternehmen kaufen, denen sie vertrauen. Profitieren Sie davon!

I. REDIGIERUNG

Die Redigierung oder Entfernung sensibler oder personenbezogener Daten ist ein großer Diskussionspunkt, wenn es um die DSGVO geht. iText's pdfSweep bietet Ihnen viele Werkzeuge, um die Schwärzung auf eine PDF-Datei anzuwenden. Dieses Tool bietet mehr als der klassische „schwarze Balken“-Ansatz: Wenn pdfSweep eine Datei zensiert, entfernt es den zensierten Inhalt auf tiefe Weise, was bedeutet, dass der zensierte Inhalt tatsächlich vollständig aus der Datei entfernt wird. pdfSweep bietet dazu einige Möglichkeiten, indem es die klassische API anbietet, in der Sie zu schwärzende Bereiche definieren, oder die neuere Funktion, die das Schwärzen basierend auf Regex-Mustern erlaubt.

II. EXTRAKTION

PDF ist kein einfaches Format zum Parsen oder zum Finden einer bestimmten Phrase. Um dies zu lösen, verfügt iText über eine leistungsstarke Extraktions-API. Mit dieser API können Sie nicht nur PDF-Inhalte und ihre Koordinaten abrufen, sondern auch alle Arten von Metadaten, die mit dem PDF-Inhalt verbunden sind, z. B. welche Schriftart, Schriftgröße, Farbe, Tagging, ... für einen bestimmten Text verwendet wird. Dies ermöglicht dem Benutzer eine gründliche Analyse seiner Dokumente, was ihn bei seinem Datenabrufprozess unterstützt.

III. VERSCHLÜSSELUNG

Die DSGVO befasst sich auch mit der Sicherung von Daten. Verschlüsselung ist eine Möglichkeit (wenn nicht sogar der Weg), Ihre PDF-Dateien und Daten zu sichern. iText ermöglicht Ihnen die Verschlüsselung Ihrer PDFs mit branchenüblichen Algorithmen und Praktiken. Diese Funktion ist gut getestet und auf unserer Website gut dokumentiert.

IV. METADATEN

Der PDF-Standard ermöglicht es Ihnen, Metadaten zu Ihren PDF-Dateien hinzuzufügen. Wenn Ihre PDFs Daten über betroffene Personen enthalten, könnte es eine gute Idee sein, diese PDFs mit einer Kennung zu versehen. Dies kann in den Metadaten des Dokuments erfolgen. iText 7 Core bietet mehrere Möglichkeiten, Metadaten zu einer Datei hinzuzufügen, und ermöglicht es Ihnen auch, Metadaten in einer Datei einfach zu ändern, zu lesen und zu löschen.

V. STANDARDS

iText war schon immer ein Verfechter der Konformität mit dem PDF-Standard. Und als solche unterstützen wir PDF/A und PDF/UA. Diese beruhen auf einer PDF-Struktur, die als Tagged PDF bekannt ist. Kurz gesagt handelt es sich dabei um das Hinzufügen semantischer Informationen über den Inhalt einer PDF-Datei, damit ein Betrachter oder Prozessor weiß, welchen Inhalt er verarbeitet. Dieses Konstrukt kann auch an Ihren Arbeitsablauf angepasst werden, d. h. Sie können Markierungen in PDF-Dateien hinzufügen, um anzuzeigen, wo sich personenbezogene Daten befinden. Dies wiederum kann bei der Verwendung der Textextraktion zum einfachen Auffinden von markierten Daten genutzt werden.

VI. LEISTUNGSFÄHIGE API

Die Stärke von iText liegt in seiner einfach zu verwendenden API. Es verbirgt einen großen Teil des PDF-Standards vor seinen Benutzern und bietet ein Dokumentenmodellsystem. Aber darunter gibt es eine API, die es einem Benutzer erlaubt, alles in einer PDF-Datei einzustellen, dies wird als „Low-Level-API“ bezeichnet. Wir haben uns bewusst dafür entschieden, beide Möglichkeiten zur Erstellung und Manipulation von PDF-Dateien anzubieten. Diese Low-Level-API ermöglicht es dem Hauptbenutzer, eine PDF-Datei vollständig an seine Bedürfnisse anzupassen.

Aktionsplan: Ändern Sie die Denkweise und das Design Ihres Unternehmens durch Datenschutz

  • Erkundigen Sie sich bei Ihrem Management, ob es bereits einen Plan gibt, um DSGVO-konform zu sein.
  • Erklären Sie ihnen die Vorteile der DSGVO-Konformität, falls es noch keinen Plan gibt.
  • Erstellen Sie eine Liste aller erfassten Daten:
    • Was erfassen Sie?
    • Warum erfassen Sie sie? Ist es notwendig?
    • Wo werden sie gespeichert?
    • Wie lange werden sie gespeichert?
    • Wie werden sie gespeichert? Wurden sie gesichert?
  • Geben Sie Ihre Absicht und die Dauer der Datenspeicherung klar und deutlich an. Die Sammlung von Daten muss ein klares Ziel und einen klaren Zweck haben.
  • Bitten Sie Ihre betroffenen Personen ausdrücklich um ihre Zustimmung - damit Sie Daten sammeln können - und erklären Sie, dass diese Zustimmung jederzeit widerrufen werden kann. Verwenden Sie keine vorher angekreuzten Kontrollkästchen, Schweigen oder Inaktivität.
  • Schaffen Sie einen Schutz für alle personenbezogene Daten, der es jeder betroffenen Person ermöglicht, auf alle über sie gespeicherten Daten in einem lesbaren, brauchbaren Format zuzugreifen.
  • Bieten Sie den betroffenen Personen eine benutzerfreundliche Möglichkeit, ihre Daten zu aktualisieren oder die Löschung ihrer personenbezogene Daten aus Ihrer Datenbank zu beantragen.
  • Bieten Sie den betroffenen Personen eine Möglichkeit zur Abmeldung an, wenn sie keine Aktualisierungen mehr erhalten möchten. Bieten Sie ihnen die Möglichkeit, vergessen zu werden.
  • Wenn Sie Tools von Drittanbietern verwenden, prüfen Sie mit diesen, ob diese ebenfalls DSGVO-konform sind.
  • Erstellen Sie eine Richtlinie für Verstöße: Was ist zu tun, wenn es einen Verstoß gibt, an wen sollte man sich wenden (wer kontaktiert sie), und wie wird der Verstoß behoben?

Haben Sie noch Fragen zu PDF-Lösungen für DSGVO?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schicken Sie Ihre Fragen an uns, und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

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